1. 減少與業主產生糾紛的可能
2. 專案執行前建立雙方的共識
3. 提升專案合作的溝通順暢度
對於剛開始接案工作者或年輕設計師,很容易因為沒有跟業主達成共識,在接案的過程中遇到很多不順利的經驗,而雙方共識不清楚的原因,常常是因為大家沒有好好抓著業主把清楚合理的合約訂下來。
如何制定一份清楚好理解的合約是門學問,好的合約也應建立在對於雙方都有保障的基礎,我目前使用的合約是從長久的接案生涯中淬鍊而生,過去也曾跟業主有過法律糾紛,當時甚至請律師調整平面設計合約內容,從慘痛經驗中將合約的完整度更加提升。
以下是我從自己的平面設計合約,整理條列出平面設計合約注意事項,想跟大家說明為什麼每一個項目都有存在的必要及重要性,希望讓大家更清楚合約內容,幫助各位的專案可以更加順利。
在跟業主口頭確認完需求之後,一定要將設計項目跟該項目的內容定義清楚。例如做品牌識別的服務範圍可大可小,到底是做完整的 VI 視覺系統,還是僅僅做到商標設計及商標的應用規範…如果是完整的 VI,色彩跟文字的系統要規範到什麼程度,跟業主對焦他實際的需求,例如:設計印刷品有沒有包含印務費用與溝通…等等。
每次專案前光是把這些需求確認清楚就很花時間,我今年也在專案流程正式加入了一項 「 報價提案 」,這個流程會告訴客戶,為什麼他的設計服務會有這個內容以及該內容的重要性。
以品牌識別為例:可能至少會規劃項目為:1. 標誌設計、2. 色彩及文字系統制定、3. 延伸設計物若干項...等等,如果有必要,甚至可以把內容說明另外獨立出一個附件,如果業主需要更了解報價提案的細節,可以在附件中觀看,這樣在設計項目的主要說明才不會有過多非主設計項目的說明,更專注在檢視主項目服務重點。
人真的是非常健忘的動物,在一開始就定義清楚,後續也才不會被業主東加西加,凹一堆服務,或許有時候也不是對方真的想要硬凹,而是他原本對於這個項目有屬於他的想像,比如:設計名片是包含印刷好實體,整份寄送到府。雙方都先把內容錨定好再出發,對於整個專案來說是非常關鍵的起點。
圖說:名片是很基礎常見的設計需求,但也容易產生設計服務項目涵蓋範圍的誤會
工作時程規範,什麼時間點會發生什麼事,讓雙方對於專案的進度有感覺,並且各自完成需要完成的任務好讓專案可以順利進行,以品牌手冊舉例,例如業主希望九月底拿到印刷品,我們可拉出時間軸(或甘特圖),請業主八月初提供完整文案、與想要的風格關鍵字或參考圖,落下工作時程,設計師也才能對於時間成本有所管控,雙方也能對於專案即將正式啟動和接續的工作項目,做出相應的準備。
另外還有一點我認為很重要,就是規定「 專案最晚的結束時間 」。專案因為甲乙雙方的各別狀態可能會延後是可以理解的,但不應該是沒有期限的延後,這樣對雙方的權益跟後續安排的計畫都會有所影響。
以設計方來說,無法結案不只在時間上會造成壓力,也有可能造成其他專案沒辦法專心執行,以業主來說,無法結案可能牽扯到自身績效,或耽誤到其他合作部門的工作安排。
有些個人接案設計師拿不到尾款,就是因為業主遲遲不決定要選哪個款式的設計,拖個半年一年,專案無法順利結束,因此會建議雖然雙方合意可以將時程做調整,但還是要定下最晚期限,如果歸納出是任何一方的原因導致延期,那也要設定延期多久會產生怎麼樣的罰則讓彼此有所警惕。
圖說:如果業主遲遲無法決定款式,用最晚期限提醒業主是個好解法。
接下來是關於雙方如何執行合約內容,不單止是設計方需要提供設計稿,也需要規劃業主的進度,例如業主何時要給資料、什麼時間點要給款項等等,若專案執行過程中,有突發狀況是否需要調整時程等等。
當這些都規劃清楚,專案就不容易毫無理由的無限拖延,也更好釐清無法順利推前進度的責任歸屬,如果雙方的進度因為某些原因要延期,也需要雙方用「 書面 」的方式同意才能延期,倘若沒有任何原因就延期,那麼一天會產生多少金額的賠償…等等。
另外,為了不讓過程中產生原先設計規劃之外的勞務,例如,除了平面視覺製作之外,不包含:整理資料、打字、買圖的費用…等等,建議最好也能詳細寫出此份設計服務有哪些事情不會發生,如果有超出原本定義勞務之外的服務將會額外收費。
最後,請一定要註明,所有的時程項目在雙方決議過後「 不可逆 」,避免在做到最後關頭,突然因為特殊原因又需要打掉重練的狀況發生。就算真的要從一些前面的流程重新開始,因為有規定這條,也才好跟業主談判一些追加的費用,不至於將前面投入的資源成本放水流。
接著來到經典的到底可以改幾次環節。
由於專案的每個製作項目流程難度不一樣,所以每個項目可以提幾款?能夠改幾次?修改的定義是什麼?例如:大改是整份提案重新提,小改是單純替換文字...等等,而怎麼樣的修改可能會增加費用,都需要在此儘量說名清楚。
舉例來說,在商標提案階段可能會提出三款 Logo 加各自輔助的 mockup 兩個。並且可以有三次修改機會,但修改僅限於顏色、比例、元素位置、…等等的調整。
如果需要從創意概念上全部重做,那麼視為將該項目重新來一次,而這個重來就有可能需要新增費用。
當然這部分的規劃也是報價談判可用的武器之一,如果客戶預算夠多,我們的服務可以讓客戶有多一些修改機會。反之如果想要砍價,就可以削減某些流程中的內容跟修改次數…等等。
付款是整個工作流程中最重要的項目之一,如果沒有付款,那後面的服務也不該啟動,因此設計師不要覺得談到金錢很尷尬、沒自信,針對何時付款,如何付款,在專案的前後如果沒有付款會發生怎麼樣的責任等等,都需要寫清楚。
如果金額不大,一般來說可以分兩期,但在之前跟律師諮詢過後,建議大家可以不要用「 定金 」跟 「 尾款 」的寫法。特別是定金,有人也會寫成「 訂金 」,但是這在法律中就會有一些曖昧空間,強烈建議大家都用數字,也就是 「 第一期款 」…「 第二期款」…以此類推。
再來是支付形式,到底是以現金/支票/匯款,哪一種形式支付,如果是支票,請規定這個支票幾個月後可兌現,萬一寫了票期六個月支付,表示你要在結案後收到支票的六個月後才能換成錢錢入口袋,而匯款的話標定清楚匯款銀行,並且量目也要寫清楚,不然如果用對方用「 印尼盾 」支付,我想大家看到一定會笑不出來。並且,為了防範拖欠尾款的事情發生,也需要規範拖欠的罰則,讓拖欠時數不會無限期的發生。
在這個項目會規範雙方提供的各項資料或是設計圖稿,不能違反到第三方的權益,進而導致雙方的利益受損。例如甲乙方提供的資料觸及跟第三方的保密協定,或是根本就是有他人智慧財產權保護的內容,這個項目就需要將因為觸及他人權益造成的影響做責任的歸屬。
另外,如果進行的內容涉及商業機密,或是其他重要資訊,則需要雙方共同維持在成果可發布之前,遵守保密條款,不讓製作流程外流,也需要列下如果不幸外流的罰則。
更甚至有些國際企業或大型公司,仍會希望雙方在這個專案結束之後依舊要遵守保密條款,很多時候也許專案已經結束,但是部分流程對外公開還是會損害某方的權益,如果當專案結束後,還是有部分公開的需要,則雙方再針對此需求,討論彼此都同意的公開項目跟形式,對於接案設計方來說,常見的會是想將作品放在官網或社群宣傳,這時候就會需要討論合適的公開項目與形式。
圖說:部分企業在做商標或品牌策略優化時,會配合新聞稿、PR活動等一次性集中聲量,切記不可讓成果提前曝光,若造成損失很有可能需要賠償。
這部分在於約定結案時,乙方該以什麼方式提供成果,例如:是否提供原始可編輯的檔案(ai. psd.等等),或僅提供高品質的可印刷輸出的設計圖檔。很多時候提供原始編輯檔案在乙方來看根本不合理,但常常甲方的預設都是能獲得編輯檔案,後續再做細微調整,這種情況尤其好發在平面設計,因此列清楚成品交付規則,絕對可以避免日後的吵架可能性。
定義好成品交付規則,還有一個很重要的優勢,就是後續不用一直幫對方做檔案保管,很多客戶在案件結束的幾年後又來要檔案,但可能因為執行時間比較久,設計方需要再花時間尋找,但說真的專案結束後其實設計方沒有必要為甲方做這件事,當然如果交情不錯還是可以為對方服務,但如果當時有在合約裡面規範清楚,在真的沒有時間為對方處理的時候,也可以有理婉拒。
關於著作權,還是要提到,著作權分為人格權跟財產權,人格權會在作者身上,不需要簽署任何協定,不過若是甲方有需要,也有可能會要求乙方簽署放棄聲稱自己是作者權利的這個契約。
身為設計師,若是對方的條約上面有這個部分,請三思而後行,因為這個簽下去未來就沒辦法對外聲明自己是作者,如果對方真的有需要簽署這個項目,設計方完全可以考慮將整體費用再次往上提升。
著作財產權的部分,擁有財產權才擁有將設計物自由運用、重製,乃至於實際獲利的權利。如果不是全部由甲方買斷,乙方可以規劃此設計授權甲方做財產權的運用在哪些區域,時間限制,再版的版數等等。例如:出版品只能上架在台灣地區,為期一年,版數為5次以內 )
另外,就算定義了財產權由甲方擁有,但是為了不讓設計走樣,或是被任意使用,乙方也可以提出甲方不得歪曲,任意改變當初成果的限制,或需要改變,則需要書面通知乙方,雙方同意之後得以做出關鍵的改動…等等。
合約有成立當然也有終止的時候,除了順利結案之外,也需要列出在怎麼樣的條件下得以終止,而通常來到這一項,就可以引用一些前面的條款,例如:雙方各自在一些應該履行的義務上面有所缺失,經過任一方書面通知幾天內沒有回應的話,則另外一方得以終止本合約。
如果是因為某一方不處理或無法推進進度,所以平面設計合約終止,另外一方可以合理在此項目列下違約方應該要有的賠償。例如,甲方若是任意不履行合約,並且超過了規定的期限,那乙方得以宣告終止合約,但甲方仍然需要支付剩餘的所有設計費。
這邊要跟大家說明「 解除 」跟「 終止 」不同,終止是合約走到某個程序上停止,並且會另外啟動終止合約相關的一些程序,但如果是解除,則該合約視同完全失去效力,如果失去效力,雙方之前規劃的一些權利義務也不需要屢行了,這邊在簽約上要特別小心,否則可能會拿不到尾款或是失去很多著作權等等相關的權利。
這邊就簡單講一個,如果真的走到法律程序,大家應該不會想要去很遠的地方打官司,勞心勞力又舟車勞頓,到時候一定會很想死,所以訂定一間離自己交通上比較方便的法院來作為雙方訴訟的法院地點很重要。
再來是律師費用,很多人會以為如果打官司贏了,可以要求對方支付己方律師費。不過其實如果沒有在賠償定義裡面寫下「 求償包含律師費 」的文字,就算打贏官司也不能要求對方支付己方律師費的喔!
雖然數位往來的許多文件跟檔案都可以當作證據,但是還是強烈建議要有書面紙本的合約,並且是一式兩份,除了基本的大小章用印,最好還能在不同頁之間蓋上騎縫章,以確保紙本合約不會被偷換。當然紙本跟數位信件的內容有雙重核對的狀況下是最好的,如果在這樣的程度下,對方還不願意履行合約,只能說對方要不是笨就是個大雷包。
立下單位的契約人跟單位很重要,因為我們需要確認這個人或是單位到底有沒有能力可以擔保這個合約,例如契約人是否為公司負責人或是重要主管,或是該單位是否有信譽跟證實已登記註冊,我們需要確保在出事時,這個簽署的單位可以出來負責任跟處理相關手續。
個人接案時期,曾經遇過朋友代表公司來談合作,在立平面設計合約時對方想要用自己的名字,但是我覺得很奇怪,這個朋友只是一個員工,如何可以代表公司來簽約呢?
後來持續詢問之下,才發現對方根本還沒有徵求公司同意就想要先找我做做看,在看到合約時發現權利義務非常詳盡,就丟下一句「 我沒想到這是個這麼認真的合作 」後就沒下文了。
所以好的合約也會是一個好的篩選器,幫你篩選掉一些很雷的人,以免真的合作時候因為對方不想負責任而無法進行。
以上是 12 點我自己關於個人接案合約的制定項目經驗,以後大家如果遇到朋友在問合約問題,可以直接把這篇丟給他們看,我也並非法律專業,也提醒大家每次的專案內容不盡相同,請務必要了解條約每一項存在的目的跟使用方法,做需要的微調,讓合約更符合每次專案的需求。
最後,個人接案生涯中難免會遇到跟親友合作,很多人會不好意思簽合約,覺得「 大家都這麼熟了,簽合約太嚴肅不好意思 」,卻因為沒有好好透過合約定義清楚合作細節,結果造成許多糾紛,不但案子沒有做好,也損失了一段關係得不償失,所以我主觀地認爲「 越是重要的關係,合作上越需要合約來保護雙方 」。
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